La mail di cui devi preoccuparti è quella che non ti è mai arrivata.

Esiti di backup, job schedulati, alert di sistema: ogni giorno decine di email che dovrebbero arrivare. E poi i siti che devono rispondere e i backup che non scrivono a nessuno. Mail Monitor controlla tutte e tre le cose: la mail, il servizio, il job, e ti avvisa quando una manca.

Attesi oggi

  • OK3
  • ERRORE1
  • MANCANTE1
  • IN ATTESA1
  • Backup notturno Veeam

    OK

    Email backup@

    02:14

  • Cron fatturazione elettronica

    ERRORE

    Email sistema@

    03:02

  • Backup Veeam filiale Nord

    MANCANTE

    Email backup@

    atteso 06:00

  • Home di acme.it

    OK

    Servizio HTTPS

    200 in 180 ms

  • RDP server terminal

    OK

    Servizio TCP 3389

    24 ms

  • restic NAS magazzino

    IN ATTESA

    API heartbeat

    entro 20:00

La riga evidenziata è il backup che nessuno vedrebbe.

Decine di email di esito. Nessuno le legge tutte.

Backup, job schedulati, alert, report automatici: tanti sistemi ti scrivono quando finiscono. Il problema non è la mail che arriva con scritto “Failed”: quella, prima o poi, la si nota.

Il problema è la mail che non arriva affatto. Il job non è partito, l'agent è morto, il server è spento. Nessun errore, nessuna riga rossa: solo silenzio.

E lo stesso silenzio c'è quando cade il sito, quando la porta RDP smette di rispondere, quando lo script di backup sul NAS non parte più. Sistemi diversi, stesso segnale: nessuno.

“L'assenza di una notizia non è una buona notizia. È l'unica che dovresti controllare per prima.”

Tre modi di accorgersene. Una sola dashboard.

Non tutti i sistemi parlano allo stesso modo: alcuni ti scrivono, altri rispondono se li interroghi, altri ancora non dicono niente a nessuno. Mail Monitor li tratta tutti come lo stesso oggetto: un controllo con un esito.

Email

  • IMAP
  • sola lettura

Quello che ti scrive. Colleghi la casella via IMAP, sempre in sola lettura. Poi descrivi la mail che ti aspetti e la finestra in cui deve arrivare: mittente, deve contenere “Success”, non deve contenere “Failed”. Le regole le puoi compilare partendo da una mail già ricevuta.

Servizi

  • HTTP
  • TCP

Quello che puoi interrogare. Controlli HTTP in GET, HEAD o POST con corpo, status atteso e filtri su risposta e header; oppure TCP su una porta: RDP 3389, SQL 1433, SSH 22, SMTP 25. Un servizio raggruppa più indirizzi: se cadono insieme, parte un avviso solo. Nel piano completo, anche una soglia sul tempo di risposta.

Controlli via API

  • Heartbeat
  • piano completo

Quello che non parla con nessuno. Qui è il backup a chiamare un URL a fine lavoro: se la chiamata non arriva entro la finestra attesa scatta il MANCANTE. Un dead man’s switch per script restic e borg nel cron, NAS, pg_dump notturni. URL compatibile con healthchecks.io: /start misura la durata, /fail o un exit code diverso da zero segnano l’errore. Snippet pronti per curl, PowerShell, borgmatic, Duplicati e Proxmox Backup Server.

Quattro passi. Poi ci pensa lui.

  1. Colleghi la sorgente

    La casella IMAP che riceve le email da tenere d’occhio, l’indirizzo del servizio da interrogare, o l’URL che il tuo job chiamerà a fine lavoro. Le caselle si aprono sempre in sola lettura: non tocchiamo, spostiamo o cancelliamo nulla.

  2. Definisci cosa ti aspetti

    “Una mail così, ogni giorno entro le 08:00.” “Questo indirizzo, ogni 5 minuti.” Cadenze ogni N ore, giornaliera, settimanale o mensile, con orario limite e tolleranza, perché un minuto di ritardo non è un guasto. Per i calendari che lì dentro non ci stanno, nel piano completo c’è l’espressione cron.

  3. Imposti le regole

    Parole obbligatorie e vietate su oggetto e corpo, status HTTP atteso, condizioni sul contenuto della risposta. Nel piano completo anche soglie sui numeri: tempo di risposta, durata del job, un valore scritto nella mail. Tutto provabile subito: le regole mail sulle ultime 50 email già scaricate, i servizi con “Prova adesso” anche prima di salvare.

  4. Guardi il semaforo

    Ogni attesa diventa un esito: OK, ERRORE o MANCANTE. Notifica immediata, digest giornaliero o solo dashboard. Quello che stai già gestendo lo prendi in carico, quello che è fermo per lavori lo metti in pausa. E se vuoi, l’avviso parte anche al cliente finale, dal tuo SMTP e con il tuo logo.

Il colore, qui, vuol dire qualcosa.

Tutto il resto è bianco e nero. Il verde, il rosso e l'ambra compaiono solo dove portano un'informazione: lo stato di un controllo. Nessun colore decorativo, nessun rumore. A colpo d'occhio sai cosa guardare.

  • OK

    La mail è arrivata nella finestra attesa, il servizio ha risposto come doveva, il job ha chiamato. Tutto è andato come previsto.

  • ERRORE

    Il segnale è arrivato, ma è sbagliato: parole di errore nella mail, status HTTP inatteso, porta chiusa, job che si annuncia fallito. Qualcosa è partito e qualcosa è andato storto.

  • MANCANTE

    La finestra è scaduta e non è arrivato niente. È il caso che oggi nessuno vede, ed è il motivo per cui esiste questo strumento.

  • IN ATTESA

    La finestra è ancora aperta. Calcolato al volo, mai un falso allarme prima del tempo: aspettiamo fino allo scadere della tolleranza.

Poco da configurare, niente da dimenticare.

  • Rileva ciò che non arriva

    Il cuore dello strumento: se entro la finestra attesa non arriva nulla, lo stato diventa MANCANTE e scatta l’avviso.

  • Regole sul contenuto

    Mittente, parole obbligatorie e vietate come chip, anche sul testo estratto dalle mail HTML. Le compili partendo da una mail già ricevuta, e ogni esito riporta il motivo. Le stesse condizioni valgono sulla risposta di un servizio.

  • Soglie sui numeri

    “Job riuscito in # millisecondi”: metti # al posto del numero e scegli la soglia. Vale su mail, tempo di risposta HTTP e TCP, durata del job. Ogni soglia è un errore oppure un semplice avviso. Piano completo.

  • Cadenze, finestre e cron

    Ogni N ore, giornaliera, settimanale o mensile. Orario di inizio e limite, giorni scelti, tolleranza in minuti: chi arriva tardi è “in ritardo”, non guasto. Nel piano completo, anche un’espressione cron con l’anteprima delle prossime occorrenze.

  • Servizi HTTP e TCP

    GET, HEAD o POST con corpo, status atteso (200, 200|204, 2*), filtri su risposta e header, o semplicemente una porta che deve aprirsi. Con “Prova adesso” prima di salvare.

  • Controlli via API

    Il job chiama un URL a fine lavoro; se non chiama, è MANCANTE. Compatibile healthchecks.io: /start misura la durata, /fail e l’exit code segnano l’errore. Snippet pronti, Duplicati compreso. Piano completo.

  • Una dashboard che risponde subito

    In cima una fascia dice se c’è qualcosa che non va. Sotto, una tab per sorgente, il filtro “solo problemi” e una tabella ordinata per gravità. Su telefono ogni riga diventa una scheda.

  • Gruppi, pausa e righe nascoste

    Organizzi controlli e servizi in gruppi ad albero, con un colore, trascinandoli. La pausa, fino a una data o finché non la togli, vale anche per un gruppo intero: niente MANCANTI, niente avvisi. E ogni utente nasconde le righe che non gli servono.

  • Un avviso solo, quando serve

    Soglia di errori consecutivi prima di allarmare, una mail sola per servizio anche se cadono più indirizzi, e “preso in carico”, con la motivazione scritta, per silenziare ciò che stai già gestendo.

  • Avvisi ai tuoi clienti

    Dal tuo SMTP, con il tuo logo e i tuoi colori. Rubrica contatti, template con segnaposto (cliente, controllo, stato, motivo…), anteprima e invio di prova, mail di rientro quando torna OK e cooldown. Il cliente vede il tuo nome, non il nostro.

  • Affidabilità e storico

    Percentuale a 30 giorni per controllo, grafico di andamento a 7/30/90 giorni, export CSV e stampa PDF del report. Se una casella è rimasta scollegata, “Ricontrolla” rilegge le ultime mail e colma i buchi.

Guardiamo le tue mail. Non le tocchiamo.

Un monitor deve essere invisibile a chi osserva. Meno dati tratteniamo, meno superficie esponiamo. Per principio, non per default.

  • IMAP in sola lettura

    Non marchiamo come lette, non spostiamo, non cancelliamo. La casella resta esattamente com’è: la leggiamo e basta.

  • Credenziali cifrate a riposo

    Password IMAP, credenziali dei servizi e password del tuo SMTP sono cifrate con AES-256-GCM. Mai in chiaro nel database, nei log o nelle risposte.

  • Isolamento multi-organizzazione

    Ogni query è filtrata per organizzazione a partire dal token, mai dai dati della richiesta. I dati di un cliente non sfiorano quelli di un altro.

  • Verifica in due passaggi

    TOTP con app di autenticazione: facoltativo per gli utenti, obbligatorio per l’amministratore di sistema. Nessuna eccezione.

  • Sessioni revocabili

    Vedi da dove sei collegato e disconnetti gli altri dispositivi in un clic. A ogni accesso da un indirizzo nuovo arriva un’email, con un link che chiude tutto.

  • Bersagli sotto controllo

    Gli indirizzi privati e i metadati cloud sono bloccati, i redirect non vengono seguiti, e i tentativi di accesso a raffica finiscono in blocco temporaneo.

Le risposte in breve.

Che cos’è Mail Monitor?

Mail Monitor è un servizio SaaS che controlla quello che ti aspetti e non sempre arriva: le email ricorrenti (esiti di backup, job schedulati, alert, conferme automatiche), i servizi che devono rispondere e i job che si annunciano via API. Ti avvisa quando qualcosa manca.

Come fa ad accorgersi di una mail mancante?

Definisci un controllo con una cadenza attesa (oraria, giornaliera, settimanale o mensile) e un orario limite. Se allo scadere della finestra, più la tolleranza, non è arrivata nessuna mail che soddisfa le regole, il controllo passa allo stato MANCANTE e scatta la notifica.

Serve solo per i backup?

No. I backup sono l’esempio più comune, ma vale per qualsiasi email ricorrente (report automatici, esiti di cron, alert di antivirus, conferme di fatturazione elettronica) e per qualsiasi servizio o job che devi sapere vivo.

Cosa sono i controlli sui servizi?

Controlli che eseguiamo noi, a intervallo regolare: una chiamata HTTP con status atteso e filtri sul contenuto della risposta, oppure l’apertura di una porta TCP (RDP 3389, SQL 1433, SSH 22…). Un servizio raggruppa più indirizzi sotto lo stesso nome: se cadono insieme ricevi un avviso solo, non uno per indirizzo.

E i backup che non mandano nessuna mail?

Per quelli ci sono i controlli via API: è il tuo job a chiamare un URL nostro a fine lavoro, e se la chiamata non arriva entro la finestra attesa il controllo diventa MANCANTE. L’URL è compatibile con healthchecks.io, quindi borgmatic lo parla nativamente; per curl, PowerShell (Veeam, Attività pianificate), Duplicati e Proxmox Backup Server trovi lo snippet pronto in interfaccia.

Come si collega la casella email?

Via IMAP, con indirizzo del server, username e password (o app password); la connessione viene verificata prima di salvare. Va bene qualsiasi provider che offra l’accesso IMAP con password o app password. La casella è sempre aperta in sola lettura: non marchiamo come lette, non spostiamo e non cancelliamo le email.

È compatibile con healthchecks.io?

Sì, i controlli via API usano la stessa forma di URL: la chiamata semplice a fine lavoro, /start per l’inizio, /fail per l’errore e l’exit code in coda all’indirizzo, in HEAD, GET o POST. Chi usa già healthchecks.io cambia solo il dominio, e gli strumenti che lo supportano, borgmatic per esempio, funzionano senza modifiche. Il corpo della chiamata POST viene valutato con le stesse regole «deve / non deve contenere» delle mail.

Posso avere soglie su durata, tempi di risposta o numeri scritti nella mail?

Sì, nel piano completo. Scrivi la riga com’è, con # al posto del numero («Job riuscito in # millisecondi»), e imposti la soglia. Funziona su oggetto e corpo delle mail, su risposta, header e tempo di risposta dei controlli HTTP, sul tempo di connessione TCP e sulla durata dei job che chiamano /start. Ogni soglia può essere un errore, che fa fallire il controllo, oppure un avviso, che lascia l’esito com’è e lo segnala nella motivazione e, se vuoi, via email.

Come sospendo un controllo durante una manutenzione?

Lo metti in pausa: fino a una data, dopo la quale riparte da solo, oppure finché non la togli. In pausa non si eseguono controlli, non scattano MANCANTI e non partono avvisi. La pausa vale su un controllo, su un servizio o su un intero gruppo, e in quel caso la eredita tutto quello che il gruppo contiene.

Posso organizzare i controlli per cliente o per sede?

Sì, con i gruppi: un albero a quanti livelli vuoi, ogni gruppo con il suo nome e il suo colore, dove trascini controlli e servizi. Cancellare un gruppo non cancella quello che contiene. In più ogni utente può nascondere le righe che non lo riguardano: escono dai suoi conteggi, ma continuano a essere controllate e ad avvisare.

Posso avvisare i miei clienti?

Sì. Ogni organizzazione può configurare il proprio SMTP, il proprio logo e i propri colori: gli avvisi ai clienti finali partono a tuo nome. Ci sono una rubrica contatti e template riutilizzabili con segnaposto (cliente, controllo, stato, data, motivo…), con anteprima e invio di prova a un indirizzo a scelta. Per ogni controllo scegli destinatari e template per ERRORE, MANCANTE e rientro a OK, più un cooldown per non ripetere l’allarme all’infinito.

I miei dati e le credenziali sono al sicuro?

Password IMAP e credenziali dei servizi sono cifrate a riposo con AES-256-GCM e non compaiono mai in chiaro. Ogni organizzazione è isolata dalle altre, l’accesso può essere protetto con la verifica in due passaggi e le sessioni sono revocabili in qualsiasi momento.

Che tipo di notifiche invia?

Alert immediato per evento, digest giornaliero, o solo dashboard. Puoi richiedere N esiti negativi consecutivi prima che parta un avviso: su un controllo al minuto, un riavvio o un deploy non devono svegliare nessuno.

C’è un piano gratuito?

Sì, e non scade: una casella, due controlli mail, un servizio con due controlli e un utente. I controlli via API e i volumi maggiori sono nel piano completo.

Cosa c’è in più nel piano completo?

Nessun limite su caselle, controlli, servizi e utenti, più tre funzioni riservate: i controlli via API, la pianificazione con espressione cron e le soglie numeriche. Tutto il resto (regole, dashboard, gruppi, pausa, notifiche, avvisi ai clienti, report) è identico nei due piani. I limiti del gratuito valgono solo su ciò che crei: passando da un piano all’altro non si perde nulla.

Per quanto tempo resta lo storico?

Gli esiti dei controlli mail e via API restano senza scadenza. Quelli dei controlli di servizio, che possono girare ogni pochi minuti, si conservano per 90 giorni. Lo storico si esporta in CSV in qualsiasi momento.

Provalo sui tuoi backup.

Colleghi una casella e definisci il primo controllo in pochi minuti. Il piano gratuito non scade: una casella, un servizio, e il backup che oggi non vedi domani lo vedi.